Solemos perder de vista las cosas más simples. Tenemos tendencia a olvidarlas casi de inmediato al parecernos que, al ser cotidianas, no tienen importancia. Y entre muchas de ellas tenemos el cuidado de determinados aspectos de nuestro negocio.
De manera muy simplista pero fidedigna, nuestra organizaciones están formadas por personas y máquinas, por profesionales que gestionan el día a día y por equipos tecnológicos y sistemas responsables de que ese día a día funcione.
Y algo tan cotidiano, aunque sea tan estratégico y delicado, se olvida. Tanto las personas como las máquinas parecen desvanecerse en interés hasta que alguna incidencia los visibiliza de nuevo.
El problema es que rutinario no significa poco importante. En el mundo de la empresa, es una referencia que marca la diferencia.
Obvia decir que la información es un activo primordial de empresa y que su gestión y protección debería estar a la altura de su significado. Sin embargo, este hecho dista mucho de la realidad. Y nos explicamos.
Uno de los problemas de comprensión más acudidos es el hecho de que la tecnología es solo para «grandes empresas». Pero nada más lejos de la realidad. Los datos de contacto de un cliente tienen el mismo valor para la empresa si ésta factura cien millones de euros como si factura diez mil. Es una relación de cliente que hay que proteger.
Por regla general, las PYMEs y las micro empresas suelen tener escasa conciencia sobre el valor de la información. Además de los soportes que la gestionan y protegen. Por ello hay que comprender la importancia del cuidado de nuestro negocio.
Si atendemos a que el porcentaje de PYMEs en España conforma el 97% de las empresas del país, tenemos un serio problema de gestión de la información.
¿Y de qué hablamos cuando nos referimos a olvido de responsabilidades por rutina?
>> TIP 1 – LAS COPIAS DE SEGURIDAD
Por excelencia, la situación más fácil de comprender y la que más problemas acarrea a la hora de sufrir una perdida de datos. Los que ya tenemos cierta edad, entendemos bien qué significa perder una foto física si no tenemos una copia. O lo qué implica redactar un informe durante días y perderlo sin querer, por una sobreescritura o un borrado.
Entonces, ¿por qué nos cuesta tanto adquirir conciencia sobre la irrenunciable necesidad de tener un sistema confiable de copias de seguridad, con independencia del tamaño de la empresa? Recordemos que hablamos del valor de lo que perdemos, no del volumen de lo que tenemos.
>> TIP 2 – LA PROTECCIÓN DE DATOS
Al recibir datos de colaboradores, tanto internos como externos, nos convertimos en responsables de su custodia. Recordar que este hecho esté protegido por ley desde 1999. Es una circunstancia que afecta directamente a nuestra reputación como proveedor de servicios o como empresa contratante, si hablamos de nuestros colaboradores internos (empleados).
El proteger los datos es una responsabilidad que tenemos hacia nuestros clientes y colaboradores y que debe ser una preocupación constante.
>> TIP 3 – LA GESTIÓN DE LOS EQUIPOS
Cuando hablamos de equipos, nos referimos tanto a los informáticos y a las personas ya que ambos están íntimamente relacionados.
La seguridad técnica de los equipos está condicionada por el uso que se hace de ellos. Contraseñas surrealistas, copias para extraer información de la empresa o conexión remota son solo algunas de las acciones en las que están implicados ambas categorías de equipos.
De ahí la importancia, a nivel de conocimiento por parte de los equipos de trabajo, en relación a su gestión de equipos tecnológicos. La capacitación continua sobre el escenario relacional ínter personal y sobre el manejo de la tecnología, es una responsabilidad estratégica de las organizaciones.
>> TIP 4 – LA NUBE
Comprender el valor de la nube a la hora de gestionar la información es otro de los aspectos estratégicos.
Los repositorios de datos son una de las herramientas esenciales para desempeñar nuestros roles empresariales con acierto. Tanto la gestión de nubes propias como de terceros es necesaria en un entorno de mercado tan veloz y voraz. La velocidad de informar forma parte del rendimiento y productividad de un negocio.
Y si bien es cierto que muchas PYMEs aún consideran como «nuevas tecnologías» a estos sistemas. La necesidad de su uso debería superar el miedo a su uso por desconocimiento.
Es en estos casos donde la figura de un asesor externo de confianza cobra la importancia que un diferencial competitivo basado en la nube. Este enfoque aporta a la gestión de las empresas.
>> TIP 5 – EL USO DE LAS APP
Las aplicaciones, tanto de escritorio como para smartphone, tanto gratuitas como de pago, forman parte de nuestro día a día y si como personas tenemos claro su uso por gusto, debemos implementar por igual esa sensación, cuando su uso sea necesario en el entorno empresarial.
Muchos profesionales se «niegan» a utilizar apps en el entorno profesional por diversos motivos como la desidia, la falta de interés, la incomprensión por desconocimiento o la ausencia de responsabilidad profesional, motivos que la empresa debe gestionar con diligencia y firmeza ya que estas herramientas forman parte irrenunciable del desarrollo organizacional.
Y la comprensión emocional y racional sobre su uso personal son una palanca para inducir a su uso profesional, con mayor motivo ya que forma parte de nuestro rol profesional.
CONCLUSIONES
Una vez más percibimos que el desconocimiento y el desánimo que se genera a la hora de activarnos en el manejo de herramientas irrenunciables en esta nueva era que comienza, es una de las líneas de urgente tratamiento (la tan conocida brecha digital). Recordemos la importancia del cuidado de nuestro negocio.
Por otra parte, el asesor externo es ese profesional especialista cuya aportación nos hace comprender la necesidad de tener implementadas estas acciones en empresa. Confiar en su revisión y acompañamiento, es una propuesta estratégica para el desarrollo de nuestros negocios ya que sin ellos, estaremos a merced de nuestros competidores.
Y, como siempre, la formación y el conocimiento son imperativos a la hora de implementar esos cambios, de ahí que el asesor externo vuelva a posicionarse como elemento de valor en ese motor de crecimiento que es la confianza en los procesos colaborativos.
Arriesgarse a entrar en quebrantos funcionales del negocio por resistirse a compartir necesidades con un asesor externo especializado, es un lujo que ya no podemos permitirnos a partir de este 2021 porque afecta directamente a nuestro rendimiento y productividad.
Como reza el proverbio chino, «el que hace una pregunta parece tonto por cinco minutos, el que no la hace es tonto toda su vida».
No incurramos en ese error de base y entablemos una relación de confianza y proyección con nuestro asesor externo experto, nuestros clientes lo agradecerán y lo veremos reflejado en nuestros resultados de empresa. Por ello, hemos intentado destacar la importancia del cuidado de nuestro negocio.
Por cierto, si después de meses de inactividad o bajo rendimiento, empiezas a tener dudas sobre tus equipos, lee nuestro artículo sobre la segunda vida.
